Na rozdelenie informácií na menšie časti môžete použiť Excel. Nájdenie potrebných údajov a manipulácia s nimi je pre mnohých používateľov Excelu dôležitým cieľom.
Ak máte celé meno osoby, možno budete musieť vynulovať iba jej krstné meno alebo priezvisko. Ak napríklad svojim klientom posielate priateľský automatický e-mail, musíte použiť ich krstné mená, aby nezneli neosobne. Ak si prezeráte zoznam respondentov prieskumu, môže byť dôležité použiť iba ich priezviská alebo ich priezviská skryť, aby ste si zachovali anonymitu.
Excel robí tento proces jednoduchým a existuje mnoho rôznych prístupov, ktoré môžete použiť. Tu je návod, ktorý vám pomôže vytvoriť samostatné stĺpce Meno a Priezvisko pomocou vzorcov. Venujeme sa aj problematike stredných mien.
Vzorce programu Excel na rozdelenie názvov na časti
kde začať?
Oddelenie krstných mien
Toto je všeobecný vzorec:
=LEFT(bunka,NÁJSŤ(” “,bunka,1)-1)
Ak ho chcete vykonať, vymeňte bunka s ukazovateľom bunky, ktorý obsahuje prvé celé meno, ktoré chcete rozdeliť. V tomto príklade chcete vybrať B2 a zadať vzorec:
=LEFT(A2,FIND(” “,A2;1)-1)
Je však dôležité poznamenať, že na niektorých zariadeniach tento vzorec používa bodkočiarky namiesto čiarok. Ak vám teda vyššie uvedený vzorec nefunguje, možno budete musieť použiť nasledujúcu verziu:
=LEFT(bunka;NÁJSŤ(” “;bunka;1)-1)
V príklade by ste použili:
=LEFT(A2;NÁJSŤ(” “;A2;1)-1)
Teraz môžete jednoducho potiahnuť rukoväť výplne nadol na koniec stĺpca Krstné meno.
Funkcia LEFT vám umožňuje oddeliť reťazec začínajúci od ľavého konca textu. Časť NÁJSŤ tohto vzorca nájde prvú medzeru v celom mene, takže získate časť svojho celého mena, ktorá sa nachádza pred prázdnou medzerou.
Preto krstné mená s pomlčkou zostávajú spolu, rovnako ako mená, ktoré obsahujú špeciálne znaky. Stĺpec Celé meno však nebude obsahovať stredné mená ani stredné iniciály.
Čiarka alebo bodkočiarka?
Prečo vzorec nie je pre všetkých rovnaký?
Pre mnohých používateľov Excelu používajú funkcie Excelu na oddelenie vstupných údajov čiarky. Na niektorých zariadeniach sú však regionálne nastavenia odlišné.
Ak chcete zistiť, ktorý symbol používa váš Excel, jednoducho začnite písať vzorec. Keď začnete, zadajte =LEFT(, zobrazí sa text pri umiestnení kurzora myši, ktorý navrhne správne formátovanie.
Oddelenie priezvisk
Rovnaký prístup použite pri oddeľovaní priezvisk. Tentoraz by ste mali použiť RIGHT vzorec, ktorý oddeľuje reťazce začínajúce od pravej strany.
Vzorec, ktorý potrebujete, je:
=RIGHT(bunka, LEN(bunka) – HĽADAŤ(“#”, SUBSTITUTE(bunka,” “, “#”, LEN(bunka) – LEN(SUBSTITUTE(bunka, “”, “”))))))
Vo vyššie uvedenom príklade by ste v bunke C2 použili nasledujúci vzorec:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – HĽADAŤ(“#”, SUBSTITUTE(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2, ” “, “”)))))
Opäť možno budete musieť prepnúť z čiarky na bodkočiarku, čo znamená, že možno budete musieť použiť:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – HĽADAŤ(“#”; NÁHRADIE(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(NÁHRADIE(A2; “ “; “”)))))
Priezviská s pomlčkou a priezviská so špeciálnymi znakmi zostanú nedotknuté.
Prečo je tento vzorec zložitejší ako vzorec pre krstné mená? Je ťažšie oddeliť stredné mená a stredné iniciály od priezvisk.
Ak chcete, aby boli stredné mená a iniciály uvedené spolu s priezviskami, môžete použiť vzorec:
=RIGHT(bunka, LEN(bunka) – HĽADAŤ(” “, bunka))
alebo:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – HĽADAŤ(” “, A2))
alebo:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – HĽADAŤ(” “; A2))
Ale čo ak chcete oddeliť stredné mená? Toto je menej bežné, ale môže byť užitočné vedieť.
Oddelenie stredných mien
Vzorec pre stredné mená je nasledujúci:
=MID(bunka, HĽADAŤ(” “, bunka) + 1, HĽADAŤ(” “, bunka, HĽADAŤ(” “, bunka)+1) – HĽADAŤ(” “, bunka)-1)
Vo vyššie uvedenom príklade získate:
=MID(A2, HĽADAŤ(” “, A2) + 1, HĽADAŤ(” “, A2, HĽADAŤ(” “, A2)+1) – HĽADAŤ(” “, A2)-1)
Ak váš Excel používa bodkočiarky, vzorec je:
=MID(A2; HĽADAŤ(” “; A2) + 1; HĽADAŤ(” “; A2; HĽADAŤ(” “; A2)+1) – HĽADAŤ(” “; A2)-1)
Po zadaní vzorca potiahnite rukoväť výplne nadol. Tu je stĺpec Stredné meno pridaný do príkladu vyššie:
Ak celé meno neobsahuje žiadne druhé meno ani iniciály, v tomto stĺpci získate nulové hodnoty, ktoré sa môžu zobraziť ako #HODNOTA!. Ak chcete získať prázdne bunky namiesto #HODNOTA!, môžete použiť funkciu IFERROR.
Potom sa váš vzorec stane:
=IFERROR(MID(bunka, HĽADAŤ(” “, bunka) + 1, HĽADAŤ(” “, bunka, HĽADAŤ(” “, bunka)+1) – HĽADAŤ(” “, bunka)-1),0)
alebo:
=IFERROR(MID(A2, HĽADAŤ(” “, A2) + 1, HĽADAŤ(” “, A2, HĽADAŤ(” “, A2)+1) – HĽADAŤ(” “, A2)-1),0)
alebo:
=IFERROR(MID(A2; HĽADAŤ(” “; A2) + 1; HĽADAŤ(” “; A2; HĽADAŤ(” “; A2)+1) – HĽADAŤ(” “; A2)-1);0)
Jeden prístup k oddeleniu viacerých stredných mien
Čo sa stane, ak má niekto na vašom zozname viacero stredných mien? Pomocou vyššie uvedeného vzorca sa získa iba ich prvé stredné meno.
Ak chcete tento problém vyriešiť, môžete vyskúšať iný prístup k oddeleniu stredných mien. Ak máte vytvorené stĺpce s menom a priezviskom, môžete ich jednoducho odstrihnúť. Všetko, čo zostane, sa bude počítať ako stredné meno.
Tento vzorec je:
=TRIM(MID(bunka1,DĹŽKA(bunka2)+1,DĹŽKA(bunka1)-DĹŽKA(bunka2&bunka3)))
Bunka1 tu odkazuje na ukazovateľ bunky v stĺpci Celé meno, bunka2 odkazuje na ukazovateľ bunky v stĺpci Krstné meno, zatiaľ čo bunka3 odkazuje na ukazovateľ bunky v stĺpci Priezvisko. Vo vyššie uvedenom príklade dostaneme:
=TRIM(STRED(A2;DŽKA(B2)+1,DŽKA(A2)-DŽKA(B2&D2)))
alebo:
=TRIM(MID(A2;DŽKA(B2)+1;DŽKA(A2)-DŽKA(B2&D2)))
Ak použijete tento vzorec, nebudete sa musieť obávať nulových hodnôt.
Rýchla rekapitulácia
Tu sú vzorce, ktoré môžete použiť na rozdelenie celých mien na časti:
Krstné mená: =LEFT(bunka,NÁJSŤ(” “,bunka,1)-1)
Priezviská: =RIGHT(bunka, LEN(bunka) – HĽADAŤ(“#”, SUBSTITUTE(bunka,” “, “#”, LEN(bunka) – LEN(SUBSTITUTE(bunka, “”, “”))))))
Stredné mená: =IFERROR(MID(bunka, HĽADAŤ(” “, bunka) + 1, HĽADAŤ(” “, bunka, HĽADAŤ(” “, bunka)+1) – HĽADAŤ(” “, bunka)-1),0)
Alternatívny vzorec pre stredné mená: =TRIM(MID(bunka1,DĹŽKA(bunka2)+1,DĹŽKA(bunka1)-DĹŽKA(bunka2&bunka3)))
Oddeľovanie mien a priezvisk bez použitia vzorcov
Ak sa vám nechce písať veľa vzorcov, ktoré môžu byť zadané nesprávne, využite výhody vstavaného sprievodcu prevodom textu na stĺpce v Exceli.
- Uistite sa, že Údaje z ponuky v hornej časti vyberte kartu a zvýraznite stĺpec, ktorý chcete previesť.
- Potom kliknite na Text do stĺpcov.
- Ďalej sa uistite Vymedzené je vybraté a kliknite na tlačidlo Ďalšie
. - Teraz vyberte priestor z možností a kliknite Ďalšie.
- Potom zmeňte Destinácia do "$ B $ 2“ a kliknite Skončiť.
Konečný výsledok by mal vyzerať takto. 
.
Konečný výsledok by mal vyzerať takto. 
Slovo na záver
Existuje mnoho ďalších spôsobov, ako vyriešiť tento problém v programe Excel. Ak žiadna z dostupných možností nerobí to, čo potrebujete, urobte si ďalší prieskum.
Používanie vzorcov je pomerne jednoduché a nezávisí od verzie Excelu, ktorú používate. Bohužiaľ, stále môžete naraziť na chyby.
Ak sa napríklad celé meno osoby začína priezviskom, rozdelí sa nesprávnym spôsobom. Vzorce budú mať problémy aj s priezviskami, ktoré obsahujú predpony alebo prípony, ako napríklad le Carré alebo van Gogh. Ak niekoho meno končí na Jr., bude to uvedené ako jeho priezvisko.
Existujú však úpravy, ktoré môžete pridať na vyriešenie týchto problémov, keď sa objavia. Práca so vzorcami vám dáva flexibilitu, ktorú potrebujete na riešenie týchto zložitostí.