Správa dokumentov je jednou z najdôležitejších vecí v SharePointe. V podnikaní sú dokumenty často vyvíjajúce sa veci. Môžu začať na OneDrive for Business a skončiť na tímovej lokalite organizácie. Dokumenty často menia umiestnenie, preto je dôležité poznať podrobnosti o presúvaní dokumentov v SharePointe.
Viacero spôsobov, ako to urobiť
Každý, kto pracoval v SharePointe, vie, že existuje veľa spôsobov, ako vykonať konkrétnu úlohu. Presúvanie dokumentov nie je výnimkou. To, či nakoniec použijete Prieskumníka súborov alebo Nástroj na migráciu, závisí od mnohých faktorov, ako je počet presunutých dokumentov, dôležitosť uchovávania histórie verzií, metaúdaje a podobne.
1. Prieskumník súborov
Ak chcete presunúť dokument pomocou Prieskumníka, otvorte cieľovú aj zdrojovú knižnicu dokumentov (nezáleží na tom, či ide o rovnakú lokalitu). Vyberte Prieskumník súborov v rozbaľovacej ponuke. Tým sa otvorí zobrazenie prieskumníka pre každú z knižníc. Pomocou presunutia myšou presúvajte položky medzi dvomi zobrazeniami prieskumníka.
Ak má zdrojové aj cieľové umiestnenie definované typy obsahu, môžete presunúť priečinky aj súbory a zachovať typy obsahu. Táto metóda tiež uchováva vlastné metadáta, ak sú zdrojové aj cieľové miesta definované pomocou rovnakých metadát.
Tento proces je však manuálny a je to skôr kópia ako presun, čo znamená, že po presunutí musíte zdrojové položky odstrániť. Nezachováva históriu verzií ani vlastnosti vytvorené, vytvorené, upravené a upravené.
2. Presunúť do/Kopírovať do
Hoci je to užitočné a jednoduché, Presunúť do a Kopírovať do príkazy sú dostupné iba v SharePointe Online. Táto možnosť vám umožňuje presunúť dokumenty z OneDrive for Business alebo SharePoint do cieľa v SharePointe alebo OneDrive. Vyberte súbor a kliknite na jeden z dvoch príkazov. The Presunúť do možnosť presunie váš dokument s metadátami a ochranou histórie verzií do iného priečinka v rámci tej istej knižnice, do inej knižnice alebo na inú lokalitu.
Táto metóda je ideálna pre koncových používateľov, pretože je jednoduchá a priamočiara. Umožňuje vám kopírovať a presúvať súbory aj priečinky. Najlepšie na tom je, že si zachováva typy obsahu, vlastnú históriu verzií metadát, a vlastnosti vytvorené, vytvorené, modifikované a modifikované. The Kopírovať príkazu si však zachováva iba najnovšiu verziu – hlavnou nevýhodou je samozrejme skutočnosť, že táto metóda je exkluzívna pre SharePoint Online.
3. Spravujte obsah a štruktúru
Ak povolíte funkciu publikačnej infraštruktúry servera SharePoint, budete môcť vidieť prepojenie Spravovať obsah a štruktúru, keď prejdete na Správa stránky. Pomocou tejto funkcie môžete presúvať/kopírovať dokumenty. Toto je jeden z najlepších hackov, ktorý vám pomôže presunúť viacero dokumentov súčasne a zároveň zachovať históriu verzií, vytvorených, vytvorených, upravených a upravených vlastnosťami. Typ obsahu a metadáta sa tiež uchovávajú pomocou tejto metódy.
Budete však musieť zapnúť funkciu publikovania. Ani potom nebudete môcť presunúť viacero priečinkov. Možno najväčšou nevýhodou tejto metódy je, že na jej použitie musíte byť vlastníkom stránky. Oh, a funguje to iba v rámci jedného webu.
4. Organizátor obsahu
Jednoducho aktivujte funkciu Organizátor obsahu a potom vyberte pravidlá smerovania, ktoré chcete použiť, a vložte dokument, ktorý chcete presunúť, do rozbaľovacej knižnice. Táto metóda vám tiež umožňuje presúvať dokumenty na akúkoľvek inú lokalitu. Konfigurácia chvíľu trvá, ale musíte to urobiť len raz. Zachováva aj typy obsahu a vlastné metadáta.
Aj keď neuchováva históriu verzií a vyžaduje správcu, má užitočnú funkciu, ktorá vám umožňuje nasmerovať dokument do priečinka.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft vie, že presúvanie dokumentov v SharePointe môže byť trochu zložité. To je dôvod, prečo spoločnosť prišla s bezplatným nástrojom SharePoint Migration Tool. Tento nástroj zvládne všetko od malých až po veľké migrácie, ktoré môžu zahŕňať súbory, priečinky a dokonca aj zoznamy z vašej lokality SharePoint. Položky sa presunú do OneDrive alebo SharePointu.
Najviditeľnejšou výhodou tejto metódy je schopnosť nástroja zvládnuť veľké migrácie. Je tiež veľmi prispôsobiteľný a zachováva históriu verzií. Nie je však kompatibilný s verziami SharePointu pred rokom 2013. Naproti tomu niektoré produkty migrácie tretích strán sú podstatne lepšie prispôsobiteľné.
6. Produkty tretích strán
Väčšina kvalitných produktov tretích strán na migráciu dokumentov nie je zadarmo, ale majú tendenciu fungovať fantasticky, najmä pri rozsiahlych migráciách. Majú tendenciu byť škálovateľné a vysoko prispôsobiteľné. Väčšina týchto produktov dokáže uchovať všetko vrátane typov obsahu, metadát, všetkých vlastností a histórie verzií.
Na druhej strane táto metóda stojí peniaze. Keď zvážite skutočnosť, že platíte za nástroj, ktorý vám pomôže presúvať dokumenty, začnete sa čudovať, prečo SharePoint už neprichádza s používateľsky prívetivou možnosťou. Ďalšou nevýhodou je, že produkty tretích strán vyžadujú správcu, aby ich nakonfiguroval a spustil.
7. Vlastné riešenie
Nakoniec môžete naprogramovať svoje vlastné riešenie pomocou rôznych techník, ako je REST API. Koncový používateľ nemusí nič smerovať, môžete si ho prispôsobiť, koľko chcete, a môžete sa uistiť, že všetko zostane v dokumentoch zachované. Na druhej strane musíte byť schopní kódovať a stráviť nejaký čas písaním a údržbou kódu, čo môže byť obzvlášť zložité v čase aktualizácií produktu.
Vyberte si svoju metódu
Existuje ešte viac metód na presúvanie dokumentov v SharePointe, ale tieto by mali pokryť väčšinu vašich potrieb. Najprv zvážte, čo potrebujete, a čoskoro budete presne vedieť, ktorú metódu použiť pre každú z nich.
Ktorý z týchto spôsobov uprednostňujete? Použili ste viac ako jeden? Diskutujte.