Gmail má veľa praktických možností e-mailu. Jedna vec, ktorú však zdanlivo postráda, je možnosť, ktorá konvertuje e-maily do formátu PDF (Portable Document Format). Možnosť prevodu do PDF by bola užitočná na ukladanie záložných kópií správ bez ich archivácie, vzhľadom na to, ako rýchlo môže byť archív príliš preplnený. Aj keď táto možnosť natívne neexistuje, stále existuje niekoľko spôsobov, ako môžete previesť e-maily Gmail do formátu PDF.
Skopírujte a prilepte obsah e-mailu
Klávesové skratky pre kopírovanie a prilepenie (Ctrl + C a Control + V na počítači so systémom Windows a Command + C a Command + V na počítači Mac) poskytujú jeden spôsob, ako uložiť správy do formátu PDF. Môžete skopírovať celý textový obsah e-mailu a vložiť ho do dokumentu textového editora. Potom môžete uložiť dokument, ktorý obsahuje e-mail Gmail, a previesť ho do formátu Portable Document Format pomocou jedného z mnohých webových nástrojov na konverziu PDF. Netreba dodávať, že táto metóda nefunguje len s e-mailami Gmail.
Najprv otvorte e-mail Gmail a vyberte celý jeho obsah pomocou kurzora. Stlačením klávesovej skratky Ctrl + C ho skopírujete do schránky. Otvorte Poznámkový blok a stlačením Ctrl + V prilepte text e-mailu Gmail. Tým sa odstráni akékoľvek formátovanie textu a obrázky, takže teraz môžete čisto skopírovať a vložiť e-mail z programu Poznámkový blok do textového procesora, ako je napríklad Word. Potom uložte správu v textovom editore.
Potom otvorte tento nástroj na konverziu formátu prenosného dokumentu vo svojom prehliadači. Kliknite na Vyberte súbory vyberte dokument, do ktorého ste skopírovali e-mailovú správu. Stlačte tlačidlo Konvertovať tlačidlo na konverziu súboru do formátu PDF.
Upravte nastavenia tlače v prehliadači Google Chrome
Kopírovanie a prilepenie správ do textového procesora, ako je uvedené vyššie, však nie je najlepší spôsob, ako previesť e-maily Gmail na prenosný formát dokumentu. Pre začiatok, e-mail stratí všetky svoje formátovanie a obrázky. Existujú aj rýchlejšie spôsoby ukladania e-mailov vo formáte PDF. Okno ukážky tlače prehliadača Google Chrome vám umožňuje ukladať správy Gmail ako dokumenty PDF.
Najprv otvorte e-mail Gmail v prehliadači Google Chrome. Existuje a Vytlačiť všetky tlačidlo v pravom hornom rohu e-mailov Gmail, na obrázku vyššie. Vyzerá to ako malá tlačiareň. Kliknite na Vytlačiť všetky tlačidlom otvoríte okno zobrazené na obrázku nižšie.
Okno ukážky tlače obsahuje a Zmeniť tlačidlo, pomocou ktorého môžete nakonfigurovať cieľovú tlačiareň. Stlačte tlačidlo Zmeniť otvoríte zoznam cieľov pre e-mail. Tam si môžete vybrať a Uložiť ako PDF cieľ, tak pokračujte a vyberte Uložiť ako PDF a kliknite na Uložiť tlačidlo na výber priečinka, do ktorého sa má dokument uložiť.
Môžete tiež vybrať a Uložiť na Disk Google možnosť, ak máte účet cloudového úložiska Disku Google. Kliknite na Zmeniť opätovným stlačením tlačidla otvoríte zoznam cieľov a potom môžete vybrať Uložiť na Disk Google odtiaľ. Stlačte tlačidlo Uložiť v okne ukážky tlače, aby ste e-mail uložili do cloudového úložiska Disku Google. Tým sa e-mail uloží priamo na Disk Google ako PDF.
Pridajte do prehliadača Chrome rozšírenie Uložiť e-maily do PDF
Alebo môžete ukladať e-maily ako súbory PDF pomocou rozšírenia Google Chrome. Uložiť e-maily do PDF je rozšírenie, ktoré do Gmailu pridáva praktickú možnosť PDF. Stlačte tlačidlo Pridať do prehliadača Chrome tlačidlo na tejto stránke na inštaláciu rozšírenia. Potom môžete stlačiť nový Uložiť do v Gmaile.
Otvorte e-mail, ktorý chcete uložiť ako prenosný formát dokumentu. Stlačte tlačidlo Uložiť do a vyberte Uložiť do PDF. Keď prvýkrát stlačíte toto tlačidlo, budete musieť kliknúť Vytvoriť účet a vyberte účet Google. Stlačením tohto tlačidla sa vybraný e-mail uloží ako súbor PDF do predvoleného priečinka na stiahnutie prehliadača Chrome.
Ak chcete otvoriť súbory PDF v prehliadači Chrome, kliknite na Prispôsobte si Google Chrome tlačidlo v pravej hornej časti prehliadača. Vyberte K stiahnutiu otvoríte zoznam súborov, ktorý bude obsahovať nedávno uložené správy PDF. Potom môžete kliknúť na jeden z tu uvedených súborov Gmail PDF a otvoriť ho na karte prehliadača, ako je uvedené nižšie.
Preveďte e-maily do formátu PDF pomocou nástroja Total Webmail Converter
Alebo môžete ukladať správy z Gmailu do PDF pomocou Total Webmail Converter. Total Webmail Converter je proprietárny softvér, ktorý vám umožňuje konvertovať správy Gmail z účtov POP3 do formátu PDF. Softvér sa na webovej stránke vydavateľa predáva za 49,90 USD. Je to najdrahšia možnosť a ak všetko, čo potrebujete, je základná schopnosť previesť e-mail Gmail na PDF, Total Webmail Converter je pravdepodobne viac, než potrebujete.
Po zadaní podrobností o účte poštového servera softvér zobrazí e-maily Gmail, ktoré môžete previesť na prenosný formát dokumentu. Stlačením a PDF otvorí okno WebMail Converter, v ktorom konfigurujete konverziu PDF. Program vám tiež umožňuje zlúčiť viacero e-mailov do jedného PDF a Total Webmail Converter Pro konvertuje dokumenty pripojené k správam. Toto video YouTube vám ukáže, ako pomocou softvéru previesť správy Gmail na súbory PDF.
Takže teraz môžete zálohovať svoje e-maily Gmail pomocou kópií PDF a keď to urobíte, môžete odstrániť ďalšie správy, aby ste uvoľnili miesto v úložisku Gmail. Ďalšie podrobnosti o tom, ako nastaviť a upraviť súbory PDF, nájdete v tomto sprievodcovi Tech Junkie.