Môžete urobiť veľa vecí na zlepšenie efektivity svojho tímu a jednou z nich je používanie centra spolupráce, ako je Microsoft Teams. Je to skvelý komunikačný nástroj, ktorý môžete použiť na četovanie, zdieľanie súborov a audio a video stretnutia so svojím tímom.
Ak s Teams ešte len začínate, možno si nie ste istí, ako naplánovať schôdzu. Môžete to urobiť niekoľkými spôsobmi a vaše možnosti budú závisieť od verzie Microsoft Teams, ktorú používate. V tomto článku vám poskytneme všetky podrobnosti, ktoré potrebujete vedieť.
Plánovanie schôdze v Microsoft Teams
Vaše konto Microsoft Teams je prepojené so všetkými produktmi Microsoft 365 Group, ako sú SharePoint, Outlook, Yammer atď. A kalendár, ktorý používate v Teams, je priamo prepojený s kalendárom Microsoft Exchange.
Outlook používa aj kalendár Exchange. To znamená, že keď si naplánujete schôdzu cez Outlook, automaticky sa zobrazí v Teams a naopak. Takto si môžete naplánovať schôdzu v Microsoft Teams:
- V chate Teams kliknite na Naplánovať schôdzku ikona (pod rámčekom pre novú správu.)
- Potom vyberte Kalendár, ktorý sa nachádza na ľavom bočnom paneli, a potom kliknite na Nové stretnutie.
- Zobrazí sa vyskakovacie okno. Môžete si vybrať čas a dátum stretnutia.
- Keď skončíte s plánovaním, kliknite Uložiť. Potom sa kontextové okno zatvorí a môžete odoslať pozvánky na schôdzu pomocou programu Outlook.
Asistent plánovania
Vo vyskakovacom okne môžete použiť aj funkciu Asistent plánovania. Táto funkcia vám pomôže nájsť ten správny čas pre všetkých členov vášho tímu vrátane vás.
Keď vyberiete túto možnosť, budete môcť vidieť, kedy majú účastníci schôdzky voľno a kedy sú zaneprázdnení. Tmavomodrá predstavuje časové úseky, keď nie sú k dispozícii. Svetlomodré časové úseky predstavujú dostupné časy a sivé časové úseky predstavujú nepracovný čas účastníka.
Pozývanie ľudí mimo vášho tímu
Jednou zo skvelých vecí na Microsoft Teams je, že môžete pozvať ľudí mimo vašej organizácie, aby sa pripojili k schôdzi.
Nepotrebujú mať ani licenciu Microsoft Teams. Všetko, čo potrebujete, je ich meno a e-mailová adresa a môžete poslať pozvánku. Tu je to, čo musíte urobiť:
- Otvor Pridajte požadovaných účastníkov vo vyskakovacom formulári Nová schôdza.
- Kliknite na Voliteľné.
- Zadajte e-mailovú adresu osoby.
- Kliknite na pozvať, čoskoro im do schránky pristane e-mailová pozvánka.
Môžete tiež naplánovať schôdzu, ktorá sa uskutoční v konkrétnom kanáli Teams. Na Nové stretnutie formulár, vyberte Pridať kanál. Po nastavení a odoslaní pozvánok už kanál nemôžete zmeniť.
Ak potrebujete vykonať zmenu, budete musieť vytvoriť nové pozvánky. Ak sa má stretnutie uskutočniť na kanáli, každý, kto je súčasťou tohto tímu, sa k nemu bude môcť pripojiť, aj keď nedostal pozvánku.
Bezplatná edícia Microsoft Teams
V prípade, že používate bezplatnú edíciu Teams, možno vás zaujíma, kde je vo vašej aplikácii možnosť plánovania. Bohužiaľ, v bezplatnej verzii Microsoft Teams nemôžete naplánovať stretnutie.
Ale to neznamená, že nemôžete mať stretnutie vôbec. Aplikácia má Zoznámte sa teraz možnosť, keď musíte rýchlo zhromaždiť tím.
Všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na ikonu fotoaparátu vedľa Stretnite sa teraz a potom vyberte všetky mená ľudí, ktorí sa zúčastnia stretnutia. Táto funkcia je dostupná aj pre účty Teams založené na predplatnom.
Viac o Microsoft Team Meetings
Na jednom stretnutí Teams môžete mať až 250 ľudí. Nemôžete však vidieť všetkých účastníkov súčasne. Pred nedávnymi aktualizáciami ste počas hovoru mohli vidieť iba štyroch aktívnych účastníkov. Teraz môžete mať na obrazovke deväť účastníkov naraz. Nová aktualizácia však priniesla ďalšie vzrušujúce inovácie.
Účastníci schôdze Microsoft Teams majú teraz lepšiu kvalitu zvuku a vlastné pozadie schôdzí. Môžete tiež pripnúť video, ak je potrebné zamerať viac pozornosti na konkrétneho účastníka stretnutia. Medzi ďalšie funkcie súvisiace so stretnutiami patrí virtuálna lobby, zdieľanie obrazovky a interaktívne riešenie problémov.
Priveďte svoje tímy bližšie
Existuje mnoho spôsobov, ako môžete svoje pracovisko zefektívniť pomocou Microsoft Teams. Je to väčšinou aplikácia založená na chate a zdieľaní súborov. Ale je to tiež fantastický nástroj, keď potrebujete mať so svojím tímom videokonferenciu.
Naplánovanie stretnutia s asistentom plánovania výrazne zjednoduší logistiku nájdenia správneho času. A ak niekto nie je súčasťou vašej organizácie alebo tímu, stále sa môže pripojiť. Stačí im poslať pozvánku e-mailom.
Zúčastnili ste sa niekedy stretnutia Microsoft Teams? Alebo plánované? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.